传真机的工作原理就是扫描与转化的过程，即扫描所需传送的文件内容然后转化为黑白点，再用传统的声频传递信号。当接收方的传真机"听到"信号后，会将相应的点信息打印出来，然后接收方就会收到一份原发送文件的复印件。
不同的传真机传递方式不一样，但基本上都是将需要传真的文件通过光电扫描技术将图像、文字转化为采用霍夫曼编码方式的数字信号，调制后转成音频信号，再传统电话线进行传送。接收方的传真机接到信号后，会将信号复原，完成打印工作。
传真机在发送信号时的过程是扫描图像后生成数据信号，然后压缩、调制，送入电话网传输;接收信号的过程是接收电话网的信号，调解、解压，打印所需文字或者图像。
(1)发传真
首先将有字的那面纸放在传真机的槽口里，如果传真机有声音，表示纸放置正确。然后拨打电话号码，让对方给出信号。再对方给完信号之后，按一下启动键就可以了。挂掉电话后，机器就会自动发送传真。
(2)接收传真
在接收传真的时候，人们在听到传真机响之后，根据传真机给出的提示进行操作，按下相关启动键后，传真就会自动接收了。
(1)热敏纸传真机
热敏纸传真机是将打印头介质上含有的热敏材料熔化变色后生成所需的文字以及图形。简单来说，就是在纸上敷上一层薄膜，然后在薄膜加热一段时间后变成深色，由此打印出所需的文字与图形。
(2)喷墨式传真机
喷墨式的工作原理有点类似于点矩阵，是将喷墨头左右移动，当喷头快速的扫过打印纸时，打印头上的喷嘴就会喷出无数的小墨滴，用喷出的墨水依序喷布在普通纸上完成列印的工作。
(3)激光式普通纸传真机
激光式传真机是附着于纸上的碳粉成像的一种传真机，主要是利用传真机内控制光束的硒鼓。通过控制激光束的开启与关闭，产生带电荷的图象区，此时传真机内的碳粉在电荷的作用下附着在纸上，形成文字或图像。
(4)热转印式传真机
热转印式传真机类似于针式打印机，是利用热敏头通过感热色带将文档的内容打印到白纸上。因为它可以打印在普通的纸上，所以减少了热敏纸才能保存的麻烦。并且热转印式传真机同时还具有复印多长的功能，加大了传真机的利用率。但是它的成像速度比较慢，成本也比较大。
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